企業には、総務を始めとして企画を考える部署やマーケティングの部署、あるいは製造プロジェクトの部署など様々な部署があります。そうした各部署内でチームを作成しながら作業を進めていく際に、「誰が」「何を」「いつまでに」といった各作業の「見える化」をすると各個別の作業の進捗状況だけでなく、全体的な進捗状況も分かりやすくなります。そうしたプロジェクトを管理しやすくするツール「Backlog」について特徴や機能・使い方の手順を解説いたします。

プロジェクト管理ツール「Backlog」の特徴や使い方について

冒頭でも簡単にご紹介したように、「Backlog」には、各部署で様々なプロジェクトを企画して、その後プロジェクトを進めていく際に各プロジェクトを管理するのに必要な機能が揃っています。おまけにオンラインでWEB上で管理することができるので、会社内だけでなく出先でも進捗状況の管理ができます。まずは、「Backlog」の具体的な使い方についてご紹介します。

「Backlog」の大まかな特徴と具体的な使い方の手順

まずはWEBサイト制作やマーケティング・モバイルアプリ制作・イベントといった各業務ごとにそれぞれのプロジェクトを作成します。その後、各プロジェクトにおける課題や担当者を設定します。そうすることで「誰が」「何を」「いつまでに」といった作業の全体像が明確になるため、いわゆる「作業の見える化」が可能になります。

そして各プロジェクト内においては、「未対応」「処理中」「処理済み」「完了」といった各「カンバンボード」というものを作成することができます。さらに各「カンバンボード」内では、課題の進捗状況によって随時変更できるようになっています。また各課題の進捗状況は、「ガントチャート」と呼ばれるツールで「グラフ化」されます。それによって、一目見るだけで進捗状況がすぐ分かるようにもなっています。

その他にも「Wiki」というツールでは、会議の議事録やマニュアルなどをストックすることもできます。さらには、ファイル共有機能もあるので、アクセスしたい情報に誰もがすぐにアクセスすることが可能です。その他の機能としては、この「Wiki」というツール以外にもメール通知機能やモバイルアプリ機能・絵文字やスター機能・エクセルデータのダウンロード（エクスポート）など、様々な機能が盛り込まれています。

ちなみに上述したメール通知機能とは、見逃しを防止するためのメール通知機能になります。そしてモバイルアプリ機能とは、出先からでもモバイルアプリで進捗状況が確認できるという機能です。このように各部署で進めていく複雑なプロジェクトが、「Backlog」というツールを使うと「見える化」されるだけでなく、シンプルなデザインのためチーム内の誰もが操作性に困ることもありません。もちろんそうなれば、各プロジェクトの効率化や業務改善が容易になります。

「Backlog」の便利な機能について

「Backlog」には、すでにご紹介したようにプロジェクト管理に必要な機能が揃っています。そんな「Backlog」ですが、実はヌーラボという企業が2006年からサービスを開始・提供しているツールになります。従って、今では100万人を超える人たちが利用している大人気のツールです。その代わり、グーグルアプリのように無料提供ではありません。

また「Backlog」は、IT関係に詳しくないパソコンの初心者でもとにかく使いやすいというのが最大のメリットだといえます。それではどうして使いやすいのか？というと、画面がシンプルなので詳しい取り扱い方の説明書きを見なくても、直感的に操作ができてしまうのです。

ですからWEBマーケティング関連の企業はもちろんですが、それ以外の企業においても一般的な業務や課題管理によく利用されています。とりわけ近年のコロナ禍では、在宅ワークやリモートワークが当たり前になってきたため、こうした非対面型の管理ツールは時代にマッチしたツールだといえます。そんな「Backlog」の使いやすくて便利な機能について詳しくご紹介します。

カンバンボード機能

「Backlog」のカンバンボードの大まかな機能については、すでに使い方の手順のところでご紹介したとおりです。このカンバンボードは、まるでホワイトボードに文字の書かれた「マグネットシート」を貼るような感覚で「見える化」が可能になります。

例えば個人の課題からチーム全体の課題まで、現段階のプロジェクト内にある全ての課題をカンバンボードに網羅することができます。おまけにカンバンボード内の各課題には、「未対応」「処理中」「処理済み」「完了」というように状態ごとに現段階の進捗状況が表示されるようになっています。

こうしたカンバンボード機能は、プロジェクト管理ツールに慣れていない方にも分かりやすいのですぐに利用することができるというのが大きな特徴として挙げられます。またタスク管理ツールというのは、その都度運用が円滑にされているかどうかがカギとなります。それこそ進捗状況が、放置されたままというケースがよくあります。

ところが「Backlog」のカンバンボードの場合、課題の追加や状態の変更がとても簡単にできます。そうした点においても、常に最新の状態に更新されやすい便利な機能だといえます。

ガントチャート機能

「Backlog」のガントチャート機能については、すでに簡単にご紹介しました。この便利な機能をもう少し詳しくご紹介します。ガントチャート機能は、縦軸にタスク、横軸にカレンダーにした横棒グラフスタイルになっています。さらにタスクごとに、開始日から終了日までがグラフ表示されるようになります。

このガントチャートでは、担当者と作業内容、開始日と完了予定日などが「見える化」されているためプロジェクトの全体像が把握できたり、チーム全体のスケジュール管理もできるようになっています。それこそ一目見るだけで、誰が何をいつまでに完了させる予定になっているのかが把握しやすくなっています。

その上チーム全体で共有することもできるので、タスクの遅れやトラブルがあった際にもガントチャートを見れば一目瞭然です。もちろんそうなれば、すぐに対応策も取ることができます。そういう意味では、作業の効率化やプロジェクトの生産性を高めることができるといったメリットもあります。

「Wiki」の活用方法

Wikiは、各プロジェクトごとに作成できるので、プロジェクトごとの情報やノウハウ・マニュアルなどを共有するのに便利な機能です。Wikiはプロジェクトのサイドバーにあり、すべてのユーザーが編集操作することができます。具体的な編集操作については、まずは閲覧したいページをページ一覧から選びます。

また新規投稿の際には、右上にある＋という新規作成ボタンをクリックします。その後、ページ名とページ内容を入力します。入力が完了したら、右上の登録というボタンをクリックします。一方登録した内容を編集し直す場合には、右上の編集ボタンをクリックすると編集し直すことができます。その後、再度右上の編集ボタンをクリックすると完了が確定します。

こうしたWikiに投稿する内容は、メンバーの誰もが閲覧が可能なため、メンバー内で情報を共有したい時にはWikiを活用すると大変便利です。例えばメンバー同士がブレては困る内容や忘れがちなルール、共有しておきたいプロジェクトのミッション内容なゴール等を記載しておくのが一般的です。

まとめ

プロジェクト管理にエクセルやグーグルのスプレッドシートを利用している企業やチームも多いかと思います。ところが共有したい情報が漏れたり、作業の進捗状況がその都度反映されていないというトラブルが多いのも事実です。そうしたことから、今回ご紹介した「Backlog」の場合、ガントチャートでメンバー内の作業の進捗状況が一目で分かるという点や情報共有もツール内で完結するので断然オススメです。もしメンバー内で、作業の進捗状況の把握に課題があるという企業は一度試してみてはいかがでしょうか。